Emojis op die werkplek: e-pos, spanboodskap en kliëntantwoord

Aanvaarbare direktheid verskil van span tot span. 'n Gesprek tussen 'n paar wat lank saamgewerk het, die eerste kliëntbrief en die beantwoording van 'n klagte is verskillende situasies. Daarom is dit beter om uit te gaan van 'n paar duidelike redaksionele riglyne in plaas van 'n verbod of verpligte gebruikreël vir alle boodskappe.

Wees duidelik oor die verbintenis in e-posse

Wanneer jy 'n voorlegging stuur, maak duidelik wat jy stuur, wat verander het, en wanneer jy 'n antwoord verwag. Byvoorbeeld:

Dankie vir die verduideliking. Ek het die gekorrigeerde voorlegging ingesluit; die nuwe sperdatum is op die tweede bladsy. Laat weet asseblief teen Donderdag of dit reg is.

In 'n ou, informele verhouding kan 'n glimlag by die dankie voeg word. By 'n nuwe kliënt skep die aanhef, die akkurate antwoord op sy vraag en die duidelike volgende stap die vriendelike toon. Deelname op die werkplek is 'n besonder sensitiewe situasie; jy kan ook uitgaan van die ingehoue deelname-sinne .

Wees besonder aandagtig op die toon by herinneringe, foutkorreksies of vertraagde uitvoering. Die sin "Ek wag nog steeds. 🙂" kan onseker gelees word. Meer akkuraat: "Die materiaal het nog nie gekom nie. Ek het dit vandag teen 15 uur nodig, sodat ons môre se aflewering kan haal."

Kom ooreen oor die rol van reaksies in spanboodskappe

'n Reaksie kan beteken dat iemand die boodskap gesien het, die taak aanvaar het of dit voltooi het. Daar is 'n groot verskil tussen hierdie dinge. As die span dieselfde merkie vir al drie gebruik, moet die betekenis uiteindelik verduidelik word.

Jy kan byvoorbeeld so 'n eie ooreenkoms gebruik: die oog-reaksie dui aan dat die boodskap gelees is; die aanvaarding van die taak word in 'n kort antwoord beskryf; die merkie gaan net by die voltooide en geverifieerde taak. Dit is 'n moontlike spanreël. 'n Ander verdeling kan ook werk, as almal dieselfde daaronder verstaan.

By 'n belangrike verbintenis moet daar 'n opspoorbare sin wees: "Ek aanvaar dit, ek laai die korreksie teen Dinsdagmiddag op." Wys die plaaslike tekengebruik aan nuwe werknemers of eksterne vennote. 'n Paar reëls oor die ooreenkoms help om te vermy dat die stelsel slegs in die geheue van ouer kollegas bestaan.

Sit die oplossing voorop in klagtes

'n Ontevredene kliënt verwag 'n spesifieke antwoord oor wat gebeur het en hoe julle dit sal oplos. 'n Spietse gesig alleen gee min inligting. Noem die probleem, die maatreël en die tyd van die volgende terugvoer in die antwoord.

Illustratiewe voorbeeld:

Die pakketopsporing het inderdaad nie opgedateer nie. Ons het die ondersoek by die vervoerder begin. Ons sal môre teen 12 uur verdere inligting stuur, selfs al is daar nog geen finale resultaat teen dan nie.

Gebruik sulke beloftes natuurlik net as jy dit ook kan nakom. Die finale sjabloon moet altyd by die werklike saak pas. 'n Te ligte of vierende teken kan op hierdie punt aandag aflei van die feit dat die kliënt steeds met 'n probleem worstel.

'n Kort spanreël kan ook voldoende wees

Jy kan die volgende voorbeeld by julle eie werk aanpas:

• Die 👀 reaksie dui aan: ek het die boodskap gesien.
• Die verbintenis word in 'n antwoord vasgelê: "Ek hanteer dit, teen Donderdagmiddag."
• Die ✅ gaan by die voltooide en geverifieerde taak.
• In klagtes beskryf ons die maatreël en die tyd van die volgende terugvoer.

Wys dit ook aan die nuwe kollega. As een van die tekens gereeld navrae veroorsaak, verfyn die reël. Die artikel oor reaksies gee ook 'n voorbeeld vir groepsberaadslaging.

Die interpretasie van emoji's kan van die situasie afhang; dit word ook deur die Unicode FAQ vasgelê. Die bostaande werkplek-raamwerk is 'n redaksionele aanbeveling wat hierop gebou is, en wat julle by julle eie organisasie kan aanpas.