Tanulás és szövegellenőrzés
Hiányzó adatok bekérése: mit és milyen formában kérsz?
A hiánypótlást kérő üzenet akkor használható, ha a címzett pontosan látja, melyik adat hiányzik, hol kell megadnia, és mi számít megfelelő válasznak. A „küldd a hiányzókat” túl sok következtetést hagy rá.
A cikk tartalma
Tételenként fogalmazz
Először azonosítsd azt a dokumentumot vagy jelentkezést, amelyhez az adatot kéred. Ezután külön sorban nevezd meg az egyes hiányokat. Ha a telefonszám már szerepel, de nem olvasható, azt írd, hogy pontosítást kérsz; ne állítsd, hogy egyáltalán nem adták meg.
Adj követhető formát
A „megfelelő formátumban” csak akkor érthető, ha a kívánt formátumot már ismeri az olvasó. Nevezd meg a fájltípust, a mértékegységet vagy a dátum megadásának módját, amennyiben ez szükséges a feldolgozáshoz. Felesleges adatokat ne kérj csupán azért, mert elférnek a levélben.
Saját szerkesztési példa
- Bizonytalan: Kérjük a hiányzó adatokat megfelelő formában.
- Pontosabb: A műhely jelentkezési lapjáról hiányzik a választott időpont. Erre a levélre válaszolva írd meg, hogy a délelőtti vagy a délutáni csoportba jelentkezel.
Az alábbi helyzet és adatok szemléltető példák.
Egy csatornát jelölj ki
A válasz helye lehet ugyanaz a levélfolyam vagy egy megnevezett űrlap. A „küldd el és töltsd fel” két külön feladatnak látszik; csak akkor használd, ha valóban mindkettő kell. Olvasd végig a levelet a címzett szemszögéből: a kért adat megszerzése után tudja-e, hová tegye?