Tanulás és szövegellenőrzés
Másolat vagy új változat? Melyik fájlt szerkeszti a címzett?
A másolat egy másik fájl tartalmának külön példánya lehet. Az új változat módosított állapotot jelölhet. Az eredeti szó utalhat kiinduló fájlra vagy hiteles forrásra, ezért önmagában nem mindig egyértelmű. A szerkesztésre kijelölt példányt külön azonosítsd.
A cikk tartalma
Két azonos kezdetű dokumentum
Saját helyzetünkben a terv.docx fájlról másolat készül terv-javitas.docx néven. Kezdetben a tartalmuk azonos. Miután a másolatban módosítják az időpontot, két külön változat létezik. A másolat elnevezés ettől még megmaradhat a fájlnévben, de a tartalmi azonosság megszűnt.
„A másolatot szerkeszd” csak akkor elég, ha mindenki ugyanarra a fájlra gondol. Pontosabb közvetlen hivatkozást vagy teljes mappabeli helyet megadni, és jelezni: ez az aktuális munkaváltozat.
A főpéldányt tartsd felismerhetően kijelölve
Ha többen külön másolatban dolgoznak, előre tisztázd, ki és hogyan egyesíti a javításokat. A „végleges” fájlnév önmagában nem akadályozza meg, hogy később újabb változat készüljön. Dátum vagy verzió segíthet, de a szerkesztési rendet is közölni kell.
Átadás előtt hasonlítsd össze a fájl tartalmát a kísérőlevél állításával. Ha a levél szerint már javított változatot küldesz, ellenőrizd a konkrét módosítást is. A fájlnév, a másolás ténye és a tényleges tartalom három külön ellenőrizhető adat.