Tanulás és szövegellenőrzés
Megbeszélési emlékeztető: döntés, feladat és nyitott kérdés
Egy használható emlékeztetőből kiderül, miben állapodtatok meg, ki végzi el a következő feladatot, és mi maradt eldöntetlen. A hozzászólások sorrendje helyett ezeket a kapcsolatokat érdemes megőrizni.
A cikk tartalma
Válaszd szét az elhangzottakat
A „beszéltünk a határidőről” mondat csupán témát rögzít. Nem derül ki belőle, született-e döntés. Külön bekezdésbe tedd az elfogadott megállapodást, a végrehajtandó feladatot és a további egyeztetést igénylő kérdést. Ha a résztvevők csak lehetőségként említettek egy időpontot, azt javaslatként nevezd meg.
Ne tűnjön el a felelős
A „megtörténik az ellenőrzés” nyelvtanilag lehetséges, de feladatkiosztásként hiányos. Nevezz meg egy felelőst, egy ellenőrizhető eredményt és a vállalt határidőt. Több résztvevő esetén azt is írd le, kinek kell visszajeleznie. A feladat és a döntés külön mondatba kerülhet.
Saját szerkesztési példa
- Bizonytalan: Beszéltünk a bemutató elkészítéséről.
- Pontosabb: Döntés: a bemutató hat diából áll. Feladat: Réka elkészíti a vázlatot november 3-ig. Nyitott kérdés: melyik ügyfélpéldát használjuk?
Az alábbi helyzet és adatok szemléltető példák.
Átolvasási próba
Képzeld el, hogy egy távollévő kolléga olvassa az emlékeztetőt. Meg tudja állapítani, melyik mondat vállalás, és melyik csak felvetés? Ha ehhez ismernie kellene a beszélgetés hangulatát, pontosíts. Ez szerkesztési módszer, nem kötelező jegyzőkönyvi forma.
Amikor nincs döntés
Ha a résztvevők nem jutottak megállapodásra, ezt is érdemes rögzíteni: „A helyszínről még nincs döntés. Réka november 3-ig bekéri a két terem ajánlatát, ezek alapján választunk.” Így a nyitott kérdéshez is kapcsolódik következő lépés, miközben egyik lehetőség sem látszik elfogadottnak.